Chaos im Büro!
Wohin das Auge auch blickt Dokumente, Zettel, Post-Its.
Wer kann – oder möchte – sich da noch zurechtfinden?
Oder schnell eine Anfrage bearbeiten?
Sie möchten den Überblick über Ihre Dokumente wiedererlangen?
Sie möchten wissen, was in Ihren Dokumenten steht und welche Aufgaben, Fristen, Termine daraus für Sie als Unternehmer entstehen?
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie in 3 einfachen Schritten das Chaos besiegen!
Bevor Sie anfangen: Bitte nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. Fangen Sie mit einem Aktenordner an (oder einem Behältnis – wo auch immer Sie Ihre Dokumente lagern).
Dann geht es los:
1. Dokumente sichten und grob vor-sortieren
Sortieren Sie die Dokumente nach Kategorien auf verschiedene Stapel. Legen Sie auch einen Stapel an für die Dokumente, die entsorgt werden können. Bitte beachten Sie hier die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente und eine aktengerechte Entsorgung!
2. Kategorisieren der Dokumente
Die vor-sortierten Dokumente werden nun kategorisiert. Bei der Kategorisierung hat es sich bewährt, Unterkategorien zu den Hauptthemen anzulegen. Register oder Trennstreifen, die Sie individuell beschriften können, sind hilfreiche Arbeitsmaterialien zur Unterteilung der Kategorien.
3. Neue Struktur anlegen
Um die neue Struktur anzulegen gilt es zuerst zu überlegen, wie die Dokumente abgelegt werden sollen. Dieses ist oft auch abhängig vom Platzangebot. Aktenordner sind sehr übersichtlich, benötigen aber viel Platz. Hängeregister eignen sich besonders gut bei einem geringeren Platzangebot. Oder Sie stellen die Archivierung auf digitale Lösungen um, dann haben Sie Ihre Dokumente immer und überall griffbereit.
Nun haben Sie eine neue, übersichtliche Dokumentenstruktur, die Ihnen zu Arbeitserleichterung und mehr Zeit für Ihr Unternehmen verhilft.
Wie Sie diese Struktur dauerhaft aufrecht erhalten können, erfahren Sie in meinem nächsten Blog-Beitrag!
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Ich bin Expertin für Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung für KMU und leidenschaftliche Anhängerin von pragmatischen und einfachen Lösungen.