Sie möchten endlich Finden?
Und nicht mehr Suchen? Suchen nach Dokumenten oder nach Informationen?
Aber: was kann weg, was muss bleiben?
Was muss im Original archiviert werden?
Wo reicht ein Scan?
Und wie werden Dokumente sicher entsorgt?
Oder möchten Sie mehr und in 2024 endlich vom Papierchaos hin zur digitalen Ordnerstruktur?
Beginnen wir mit den Dokumenten des abgeschlossenen Jahres.
Die unternehmerischen Dokumente aus 2023 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (wie z.B. Eingangs- und Ausgansrechnungen). Für manche Dokumente gelten gesonderte, branchenspezifische Regeln und Aufbewahrungsfristen! Diese bitte beachten!!
Alle Dokumente, die eine original-Unterschrift enthalten, müssen Sie auch im Original archivieren.
Sie können diese Dokumente zusätzlich einscannen, wenn Sie hauptsächlich digital arbeiten, damit Sie Ihre Dokumente immer und überall vollständig und aktuell haben. Das Original muss aber zusätzlich bleiben.
Dokumente wie Anschreiben oder Übersichten können entsorgt werden, wenn Sie diese nicht für Ihre unternehmerische Projekthistorie benötigen.
Bitte achten Sie auf die DSGVO-konforme Dokumentenentsorgung. Hier empfehle ich DSGVO-konforme Aktenvernichter!
Oder – wenn die Dokumentenberge doch größer sein sollten – kontaktieren Sie einen professionellen Dienstleister zur papiergerechten Entsorgung der Dokumente.
Jetzt sind die Dokumente des Vorjahres sortiert und bearbeitet.
Wie geht es weiter?
Für die Dokumente des neuen Jahres legen Sie spätestens zu Beginn des neuen Jahres eine Ordnerstruktur an.
Ob digital oder analog macht hier keinen Unterschied.
Bewährt hat sich die Strukturierung nach Hauptthemen und in diesen Hauptthemen dann nach Projekten oder direkt nach Datum.
Hilfreich, wenn Sie ohne eine entsprechende Software aber trotzdem digital arbeiten, ist folgende Methode:
Die 7-Ordner-Methode
Jede Ebene hat maximal 7 Ordner, in denen jeweils wieder maximal 7 Ordner liegen.
Haben Sie also 7 Ordner mit jeweils 7 Unterordnern und darunter jeweils noch einmal 7 Unterordner, kommen Sie auf 343 Ordner. Das ist sehr übersichtlich, da immer maximal 7 Ordner auf einer Ebene liegen.
Die Ordner können Sie dann nach Ihren unternehmerischen Anforderungen benennen.
Bewährt hat sich die Beschriftung nach z.B. Kunden, darunter liegend z.B. die Projekte oder das Jahr und darunter liegend die individuellen Ordner.
Sie haben noch viele Dokumente in Papierform vorliegen?
Auch kein Problem! Legen Sie einfach zu Beginn des neuen Jahres die Aktenordner für die üblichen Dokumente an. Beschriften Sie diese mit Inhalt und Jahreszahl. Dann können die Dokumente ganz einfach in die bestehende Ordnerstruktur einsortieret werden, wenn diese bearbeitet und fertig zur Ablage sind.
Um eine übersichtliche innere Ordnerstruktur zu erhalten, bieten sich Trennstreifen oder Register an, die Sie nach Ihren Vorgaben individuell beschriften können.
Sie möchten durchstarten und 2024 endlich auf digitale Lösungen für Ihre internen Prozesse umstellen?
Dann können Sie sich schon jetzt auf die Umstellung vorbereiten!
Schaffen Sie klare interne Vorgaben, wie Sie Ihre Prozesse gestalten möchten. Definieren Sie Verantwortlichkeiten und nehmen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an auf diese Reise mit, damit die digitale Lösung akzeptiert wird.
In meinem nächsten Blog-Beitrag lesen Sie, wie Sie Ihre Dokumente sicher archivieren können. Analog oder Digital.
Sie benötigen Unterstützung bei Prozessoptimierung und Digitalisierung?
Ich bin Expertin für Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement und leidenschaftliche Anhängerin von einfachen und pragmatischen Lösungen.
Ich freue mich, von Ihnen zu hören!