Ihr Unternehmen funktioniert wie ein Uhrwerk.
Die internen Abläufe müssen aufeinander abgestimmt sein, damit Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten und sich Ihren Kernaufgaben widmen können.
Aber trotzdem kommt es immer wieder vor, dass es an bestimmten Stellen hakt. Zeit vergeht mit Suchen nach und Warten auf Dokumente, Informationen oder auch Arbeitsmaterialien.
Hier kann eine Prozessanalyse unterstützen, die Abläufe zu optimieren. Damit Ihre Mitarbeiter Ihre Zeit nicht mit nervigem Suchen oder Warten verschwenden, sondern Ihre Arbeitszeit effektiv nutzen können.
Um eine Prozessanalyse durchzuführen, braucht es Zeit und – und das liegt mir besonders am Herzen – die Mitarbeiter, die tagtäglich mit diesen Prozessen arbeiten. Sie wissen am besten um die „extra-Schleifen“ im Prozess. Wo z.B. noch eine Information fließen, ein Dokument weitergeleitet oder eine Genehmigung eingeholt werden muss.
Die Prozessanalyse kann in 6 Schritte eingeteilt werden, die ich in diesem Blog-Beitrag erläutern möchte.
Vor dem Start der Prozessanalyse ist es wichtig, sich klare Ziele zu setzen. Machen Sie sich Gedanken zu den folgenden Themen:
– welche Abläufe oder Teile davon möchten Sie verbessern?
– soll der Ablauf effizienter werden oder qualitativ besser?
– oder sollen Kosten reduziert werden?
Klare Ziele helfen Ihnen, den Fokus beizubehalten und im Anschluss an die Analyse die Ergebnisse besser bewerten zu können!
Legen Sie die Grenzen des Prozesses, den Sie analysieren wollen genau fest. Informieren Sie sich darüber, welche Mitarbeiter in den Prozess involviert sind und welche Aktivitäten zu diesem Prozess gehören.
Die klare Abgrenzung des zu analysierenden Prozesses zu angrenzenden Prozessen erleichtert es Ihnen in der Analyse, den Überblick zu behalten und sich auf die relevanten Aspekte zu konzentrieren.
Dokumentieren Sie den Prozess bis in das kleinste Detail. Hilfreich ist es, den Prozess zu visualisieren, zum Beispiel mit Hilfe von Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten.
Dies ermöglicht Ihnen ein besseres Verständnis für den Prozess und hilft bei der Identifizierung von möglichen Engpässen oder Redundanzen.
Sammeln Sie alle Daten, die zum Prozess gehören. Ziehen Sie hier alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter in die Sammlung der Daten ein!
Erstellen Sie analog zur Analyse auch eine Zeitschiene für den Prozess. Diese verdeutlicht Ihnen, an welchen Stellen Sie mit einer Prozessoptimierung ansetzen können.
Die Einbeziehung der am Prozess beteiligten Mitarbeiter ist enorm wichtig. Durch die unterschiedlichen Herangehensweisen und Erfahrungen im Prozess können Sie die verschiedenen Perspektiven berücksichtigen und sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.
Nachdem Sie alle Daten gesammelt und von allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern Feedback eingeholt haben können Sie damit beginnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Dies können Engpässe, ineffiziente Arbeitsabläufe oder auch Kommunikationsprobleme sein.
Priorisieren Sie die Verbesserungspotentiale. Wo liegt das größte Potential oder auch der größte Schmerz in Ihrem Unternehmen?
Was möchten Sie als erstes angehen und verbessern?
Nachdem Sie die Verbesserungspotentiale identifiziert und priorisiert haben, ist es nun an der Zeit, konkrete Maßnahmen zur Verbesserung zu entwickeln. Dies könnte z.B. sein die Optimierung von Arbeitsabläufen, Schulungen für Mitarbeiter oder die Einführung neuer Technologien.
Legen Sie Verantwortlichkeiten und Zieltermine für die Implementierung fest und verfolgen Sie die Termine nach!
Stellen Sie sicher, dass die Auswirkungen der Änderungen überwacht und kritisch bewertet werden.
Nach der Umsetzung der Verbesserungen überwachen Sie kontinuierlich die Auswirkungen der Änderungen auf den Prozess und die daran beteiligten Mitarbeiter.
Passen Sie bei Bedarf den Prozess weiter an und stellen Sie sicher, dass die definierten Ziele erreicht werden.
Die Durchführung einer Prozessanalyse erfordert Zeit und Engagement aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter.
Sie zahlt sich jedoch durch eine gesteigerte Effizienz und Mitarbeitermotivation aus.
Entscheidend für den Erfolg einer Prozessanalyse sind ein strukturierter Ansatz und die Einbindung aller relevanten Mitarbeiter.
Somit haben Sie es vollbracht und einen entscheidenden Schritt in der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse gemacht.
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